Se pensarmos no seu negócio como um organismo, podemos dizer que a gestão do estoque é o coração pulsante da estrutura. Isso porque, além de garantir que o negócio siga em funcionamento, ele dá sinais concretos quando algo está errado — e pode, até mesmo, inviabilizar a empresa.
Por ser um setor tão estratégico, fica mais fácil entender porque fazer uma boa gestão de estoque é desafiador e complexo, não é mesmo?
Se você enfrenta dificuldades em gerenciar sua matéria-prima e dimensionar os produtos e serviços armazenados para atendimento ao consumidor, não se preocupe. Neste artigo, reunimos 5 dicas-chave para te ajudar a driblar os desafios e fazer um controle eficiente.
Como fazer gestão de estoque?
Costumamos dizer que uma boa gestão de estoque funciona como um termômetro da saúde financeira de um negócio, assim como o controle de contas a receber e a pagar.
Mais do que ter um espaço físico organizado e um inventário de produtos atualizado, é preciso saber analisar estrategicamente os números e tomar decisões com base neles.
Quem entende como fazer gestão de estoque consegue:
- economizar no orçamento;
- aumentar a produtividade da equipe;
- otimizar o tempo do time;
- simplificar processos de compra e gestão de insumos;
- estabilizar o planejamento financeiro do negócio;
- facilitar a negociação com fornecedores;
- prevenir crises e evitar que os produtos se esgotem sem que haja provisionamento.
Desafios da gestão de estoque
Sim, uma boa gestão de estoque traz muitos benefícios à esfera estratégica da empresa, além de facilitar a condução de processos operacionais.
Porém, nem sempre é fácil encontrar o caminho para um gerenciamento efetivo. Se você, empreendedor ou lojista, é ativo na gestão de estoque da sua empresa, certamente já se deparou com desafios como estes, que mencionamos a seguir.
Falta de mão de obra
Uma boa gestão de estoque vai além dos processos operacionais de organização do espaço e identificação dos produtos. É claro que esta etapa é fundamental, mas, para que você, na figura de gestor, tenha acesso a toda a informação que um estoque pode fornecer, é preciso ir além.
Por isso, é importante contar com o apoio de um profissional com perfil analítico e formação especializada. Uma boa saída pode ser identificar um membro da equipe que tenha potencial e desenvolvê-lo com a ajuda de mentorias, cursos e formações.
Informação inacessível
Outro desafio comum à gestão de estoque é a organização da informação. Para que a gestão de estoque se torne um trunfo para a empresa, é preciso que ela seja corretamente documentada e disponibilizada em local de fácil acesso e consulta pelos demais membros da equipe.
Que tal propor o desenvolvimento de uma planilha de gestão? Neste documento, disponibilizado em nuvem para consulta dos setores envolvidos no fluxo de vendas, devem constar:
- listagem de produtos do portfólio da empresa;
- quantidades disponíveis;
- entradas e saídas no período avaliado;
- contatos de emergência para suprir eventuais baixas em produtos de alta saída;
- compras realizadas e previsões de entrega;
- pendências e desvios.
Se for possível, torne a tabela dinâmica e solicite a geração de gráficos comparativos com as performances dos períodos avaliados. Dessa forma, fica mais fácil observar o desempenho da gestão de estoque como um indicador estratégico.
Imprecisão no inventário
De nada adianta ter um processo detalhado e documentado quando o inventário é feito de maneira incorreta. Afinal, erros na contagem, falta de atualização e negligência no report de desvios e pendências podem tornar o documento impreciso e pouco realista.
Dificuldade para analisar o estoque estrategicamente
Por fim, um obstáculo comum na gestão de estoque das empresas é a dificuldade de análise estratégica do estoque. Afinal, que tipo de informação uma planilha repleta de dados pode dar? E o que é possível inferir a partir da sua análise?
Aqui estão algumas possibilidades:
- produtos que podem sofrer reajuste no preço;
- condições que devem ser negociadas com os fornecedores;
- produtos que podem ser retirados (ou reduzidos) do portfólio do negócio;
- itens que podem ser armazenados em quantidades maiores, pois tem compradores recorrentes;
- etc.
5 Dicas para fazer gestão de estoque
Agora que você já sabe o que é gestão de estoque e como você pode se beneficiar deste artifício na empresa, que tal partirmos para a prática? É hora de descobrir como gerenciar o inventário do seu negócio!
1- Crie uma rotina de inspeção
O primeiro passo fundamental para fazer uma boa gestão de estoque é a criação de uma rotina de inspeção. Não pense que o estoque só deve ser gerenciado quando a empresa recebe uma carga de mercadorias! É preciso fazer rondas periódicas e checar os volumes de entrada e saída de produtos.
Boas rotinas de inspeção previnem crises de falta de produtos-chave e ajudam a identificar oportunidades de economia de recursos.
2- Trabalhe com projeções e análises
Em segundo lugar, transforme a sua gestão de estoque em um indicador de performance para a empresa. Para isso, é preciso microgerenciá-lo!
Crie projeções esperadas para períodos pré-determinados e faça comparações com os números obtidos.
Utilize indicadores específicos para o estoque (como a curva ABC, que que classifica os itens em A, B e C,de acordo com o valor financeiro de cada mercadoria, auxiliando no planejamento e identificação dos itens mais significativos) e gere relatórios para obter um olhar sistêmico sobre o perfil dos produtos armazenados e que decisões tomar sobre cada um deles.
3- Integre o estoque a outras áreas da força de vendas
Um bom fluxo de vendas depende da qualidade das informações que circulam de maneira acessível entre todos os setores envolvidos. Por isso, os setores comercial e de compras devem ter acesso aos dados do estoque para que possam sincronizar informações e assegurar uma comunicação alinhada entre si e com os clientes.
Lembre-se de que a tecnologia pode ser aliada neste processo. Com a ajuda de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa), informações-chave sobre o negócio podem ser compartilhadas entre os setores de forma simplificada e coordenada.
4- Tenha um ótimo relacionamento com os fornecedores
Ter fornecedores parceiros é um passo fundamental para o sucesso de uma gestão de estoque. Para isso, aqui estão algumas dicas para construir relacionamentos sólidos com empresas de confiança.
Isso pode acontecer por meio de contratos de longo prazo, compras recorrentes, cumprimento rigoroso de acordos negociados ou mesmo do estabelecimento de laços de amizade entre o setor de compras e o fornecedor.
5- Utilize meios de pagamento para adquirir novos produtos
Por fim, diversifique seus caminhos para fazer pagamento de fornecedores. Restringir opções é um caminho curto para a indisposição com os parceiros e a dificuldade de conseguir fornecedores que cumpram as condições desejadas pela empresa.
Considere, além do pagamento em dinheiro, outros meios de pagamento B2B, tais como:
- PIX;
- Cartão corporativo;
- Antecipação de recebíveis.
Como otimizar a gestão de estoque com antecipação de recebíveis?
A antecipação de recebíveis, mencionada no último tópico do item anterior, é uma alternativa interessante para ampliar seu limite de crédito, facilitando o relacionamento de fornecedores. Além disso, com esta opção de pagamento, você tem mais um meio de pagamento disponível para assegurar que seu estoque se mantenha em dia.
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Créditos da imagem de capa: CHUTTERSNAP em Unsplash