Um dos maiores desafios de lojistas, empreendedores e fornecedores é o controle de contas a receber. Sem boas técnicas na gestão deste processo, fica difícil separar lucro de faturamento, bem como compreender a saúde financeira do negócio.
Sabemos que são muitas informações em jogo. Mas há alguns caminhos e dicas a seguir para simplificar o processo e executar uma boa conciliação de contas a receber.
Quer saber quais são? Continue lendo este artigo!
O que é controle de contas a receber?
Controle de contas a receber é o nome dado ao processo de gestão de recebimentos da empresa. Como o nome diz, sua função essencial é controlar a entrada de dinheiro na organização por meio de recebíveis.
Com o controle de contas a receber, gestores de empresas têm acesso a informações que ajudam a entender a saúde financeira do negócio, bem como facilitam tomadas de decisão com base nos ativos disponíveis no curto, médio e longo prazo.
Qual a função do setor de contas a receber?
O setor de contas a receber, geralmente é um subsetor atrelado ao departamento financeiro. Sua função principal é reduzir o número de inadimplências e atrasos nos pagamentos devidos à empresa. Para isso, os funcionários desta área têm, como atribuições:
- acompanhar a liquidação de títulos e vencimentos;
- realizar cobranças de débitos em aberto e de inadimplências;
- negociar dívidas;
- fazer a conciliação de contas a receber (conferência de processos com o intuito de identificar falhas e inconsistências nos números);
- emitir extratos bancários e produzir relatórios de recebimento.
Principais erros em contas a receber: o que NÃO fazer?
Deu para ver que o controle de contas a receber tem um papel fundamental na gestão financeira de uma empresa como a sua, certo?
Pois saiba que, além de ter uma equipe responsável pela execução de cada uma das tarefas mencionadas acima, é fundamental que você, enquanto gestor, trabalhe para desencorajar atitudes como estas. Sim! É hora de descobrir o que NÃO fazer no seu controle de recebíveis:
- Manter registros de recebíveis desatualizados ou fazer atualizações em períodos muito longos. O certo é atualizar os documentos diariamente, garantindo que nada passe despercebido;
- Ignorar recebimentos de pequeno porte. Nem só as vendas em escala contam para a saúde financeira de uma empresa como a sua! Todos os recebíveis, até mesmo os de baixo valor, devem ser contabilizados e gerenciados pela equipe de contas a receber;
- Não cobrar inadimplências regularmente. Se você busca caminhos para reduzir a inadimplência, saiba: é preciso estruturar um cronograma de cobranças para profissionalizar a tarefa. Nada de cobrar apenas quando o time “se lembrar”, de forma desordenada e aleatória. Ter um processo de cobranças é fundamental!
Como fazer controle de contas a receber? 6 dicas
Certo, até aqui, você sabe como não fazer controle de contas a receber. Mas afinal, quais são as boas práticas para a tarefa?
Reunimos 6 dicas que podem te ajudar a padronizar o processo e torná-lo um exemplo de excelência no seu negócio.
1- Registre todas as contas a receber
Já adiantamos no tópico anterior, mas é importante reforçar: todos os recebimentos devem ser registrados pelo controle de recebíveis.
Não importa quem, quando ou quanto comprou. Todos os processos de compra a prazo devem ter registro no sistema de contas a receber, incluindo:
- vendas agendadas;
- operações realizadas em crediário ou cartão de crédito;
- parcelamentos;
- dívidas e inadimplências.
2- Tenha um sistema facilmente acessível a todo o setor financeiro
O segundo passo para um controle de contas a receber exemplar diz respeito à sistematização e à disponibilização dos dados. É importante que todo o setor financeiro e de liderança seja capaz de acessar as informações com facilidade.
Por isso, elimine a cultura de que cada analista de contas a receber deve ter seu cadastro individual. O melhor caminho é um sistema automatizado e integrado, que inclua todos os processos em andamento, seu status e sua previsão de conclusão.
3- Crie segmentações inteligentes
Para facilitar a gestão de informações e a conciliação de contas a receber, aposte em segmentações inteligentes. Divida as movimentações em forma de pagamento (cartão de crédito ou pedido de compra), prazo (por mês), número de parcelas etc.
Dessa forma, é mais fácil gerenciar o cumprimento das obrigações financeiras de cada grupo de cliente, bem como estruturar um plano de ação caso seja necessário efetuar cobranças.
4- Armazene os dados com segurança
Informações sobre os recebíveis da empresa valem ouro! Por isso, armazene os dados de forma segura, reduzindo o risco de perda ou extravio.
Prefira sistemas automatizados a manuais, e sempre guarde informações-chave em um sistema de backup (que pode ser, por exemplo, uma cópia da planilha de excel na nuvem ou um banco de dados em formato alternativo ao utilizado na rotina).
5- Negocie com inadimplentes
A negociação entre fornecedores e clientes é um dos passos fundamentais para um bom controle de contas a receber. Por isso, cabe ao time responsável estruturar um cronograma de cobrança periódica ou até, se necessário, acionar uma assessoria especializada para conduzir o processo de maneira impessoal.
6- Ofereça diferentes métodos de pagamento
Seja no fechamento da compra ou na hora de negociar dívidas, oferecer diferentes métodos de pagamento pode ajudar a diminuir a dor de cabeça.
Cabe ao setor de contas a receber manter o controle sobre todos os recebíveis atrelados às formas de pagamento aceitas. Para isso, deve assegurar a inserção de novas dívidas no sistema tão logo sejam contraídas pelo cliente ou negociadas com a empresa.
Facilite o controle de contas a receber: marketplace Credit2b para gestão de recebíveis
Sabemos o quão útil a tecnologia pode ser na gestão de empresas como a sua. Soluções tecnológicas ajudam a gerir o relacionamento com o cliente, o fluxo de processos, a gestão interna do negócio e…as negociações com recebíveis.
Isso mesmo! Utilizando um marketplace como a Credit2b, fica mais fácil gerenciar suas transações feitas com os recebíveis da maquininha de cartão do cliente.
A lógica é simples:
1- O lojista-cliente realiza o pedido ao fornecedor da mercadoria (indústria/distribuidora).
2- Você, fornecedor, recebe o pedido do lojista, avalia a agenda de recebíveis, o prazo médio de recebimento e autoriza o pedido.
3- Imediatamente os recebíveis da agenda do lojista têm sua titularidade trocada e são cedidos a você para o pagamento do pedido.
4- Você despacha o pedido e o lojista recebe a mercadoria com a respectiva nota fiscal.
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*Créditos da imagem de capa: Freepik